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嗯,没错,我终于又回来更新博客了,上个周末和同事一起加班写了一个近 100 页的 Word 文档,由于是两个人分工写不同的章节,而且两人又刚好都是 Office 365 的订阅用户,于是尝试用了一下 Word 带的协作功能,实际用起来还是挺棒的,确实可以提高不少效率,减少了后期再将两个人写的部分整合到一起并调整格式的工作。

首先呢目前 Word 这个协作功能是基于微软 OneDrive 同步的,需要科学上网才能访问,所以呢你懂的 🙃

下面跟我来看一下整体的使用过程,和一些简单的使用感受。

下文中的截图是我在实际文档编写过程中的截图,所以在 Word 文档内容部分做了打码处理(实在是懒得重新截图了 😅

首先说一下如何启用一篇文档的多人协作,需要 Word 文档的所有者将文档上传到自己的 OneDrive 上,然后邀请其他的用户加入到协作中来,这里使用 Microsoft 的账号邮箱来邀请,因为这个邀请动作是我的同事完成的,我这里就没有截图了,大家自己自己摸索一下就好,不是很复杂的。(这里是微软官方的使用说明文档 → 点我

当文档所有者发出邀请后,被邀请的用户就会收到一封像这样的邮件

点击“在 OneDrive 中查看”的连接后,该文档就会出现在你的 OneDrive 的“已共享”分区中

在 OneDrive 的网页版中打开这个文档,即会进入到 Word Online 的编辑模式,我们当然不会用 Online 版来编辑文档啦,所以这里可以点击“在 Word 中编辑”,以进入桌面版的 Word 软件编辑文档

我用的是 macOS 版本的 Microsoft Word,此时就会自动在 Word 中打开该文档了,并且 Word Online 会很友好的提示你可以关闭网页选项卡了。

这时我们回到桌面版的 Word 中来看一下,有没有发现界面上的变化呢?

左上角的保存按钮多了一个同步的图标,帮助提示显示是“保存此文档并刷新其他作者所做的更新”。

也就是说,当大家在协作编辑文档时,文档的内容并不会实时的进行更新,因为那样子可能会影响到你的编辑过程,试想一下,你正在打字,突然文档内容就多处了几行,会不会很奇怪,所以只有每当你点击保存时,Word 才会帮你同步其他人编辑的更新。

实际使用起来是怎样的呢,首先在你自己编辑文档时,每次新改动的部分,在你保存之前,都会像这样用虚线标记出来。

其他人正在编辑的部分,会像下面这样被标记出来,并且在底部的状态栏会告诉你此时文档已经有了可更新的部分,可以通过点击保存按钮来同步。

当你点击保存按钮同步后,其他人更新的部分会用不同的颜色标记出来,以突出显示。

加入协作功能后,每次保存文件时,文件都会与 OneDrive 同步,所以时刻都要保持网络访问的联通性,才能有效的保证协作的实时性。

使用总结

使用的过程大概就是这样了,下面说说初次尝试 Word 协作功能的一些感受,首先呢对于一般用户使用 Word 的场景,“协作”并不是刚需,即便是多人编辑的文档,也可以每个人独自写好,后期再来整合。但这次我和同事连续两天的熬夜加班编写文档,这个协作功能确实给我们减少了不少整合的工作量,因为两个人文档的整合,并不仅仅是复制/粘贴到一起就可以了,两个人写作的风格、格式、章节标题等等,往往都会有一些差异,即便在一开始就商量好,也多少还是会有偏差,当我们使用协作功能时,就可以在自己编写的过程中,同时参考对方编写的部分,从而在写作的过程中就统一起来,甚至说可以及时发现对方和自己不统一的地方,然后及时的作出修改,不用到后期全部写完再来返工,这样看来,使用协作功能,并不是仅仅节省了最后复制/粘贴整合的时间,在整体过程中的效率提升还是挺明显的。

最后总结一下 Word 协作功能的优缺点:

  • 优点

    • 学习成本低,整体使用起来并不要付出多余的操作,和独立编写文档并无差异
    • Word 原生功能,整合度高,使用体验良好
    • 带有编辑冲突解决功能,发生编辑冲突时,不会都丢失内容
  • 缺点

    • OneDrive 需要科学上网,提高使用门槛
    • 文档体积不断增大后,Word 会偶尔发生 Crash 现象(这个也可能和我用的是 macOS 版本的 Word 有关)
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王鹿苑

云计算产品经理、业余摄影师

Guangzhou「廣州」 https://xiao.lu